Đề tài vận hành mạnh nhất khi có chỉ tiêu đo rõ ràng: vòng quay tồn kho, tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ lỗi, năng suất. Chọn một quy trình ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, lấy số liệu vài kỳ, tìm nguyên nhân bằng công cụ phân tích, rồi đề xuất cải tiến đo lại được.
So với nhân sự hay marketing, mảng chuỗi cung ứng và vận hành ít sinh viên chọn hơn, vì nghe có vẻ kỹ thuật. Thực ra đây là mảng dễ có số liệu cứng nhất nếu bạn thực tập ở kho, xưởng, cửa hàng hay công ty giao nhận. Và hội đồng thường đánh giá cao khoá luận có con số đo trước và sau.
Những chủ đề vừa sức sinh viên và chỉ tiêu đi kèm
Mỗi chủ đề dưới đây có thể làm ở một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong phạm vi một kho, một xưởng hoặc một tuyến giao hàng.
| Chủ đề | Chỉ tiêu đo chính | Nguồn số liệu thường có | Ví dụ đề tài |
|---|---|---|---|
| Quản trị tồn kho | Vòng quay hàng tồn kho, số ngày tồn kho, tỷ lệ hết hàng | Thẻ kho, phần mềm kho, báo cáo nhập xuất tồn | Quản trị tồn kho nhóm hàng bán chậm tại một nhà phân phối mỹ phẩm |
| Giao hàng | Tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ giao đủ, chi phí giao trên đơn | Lịch giao, phiếu giao nhận, phần mềm điều phối | Nâng tỷ lệ giao đúng hạn cho khách hàng đại lý của một công ty nước giải khát |
| Chất lượng | Tỷ lệ lỗi, tỷ lệ hàng trả lại, số khiếu nại | Biên bản kiểm tra, sổ khiếu nại | Giảm tỷ lệ lỗi đường may ở một chuyền may xuất khẩu |
| Năng suất | Sản lượng trên giờ công, thời gian chu kỳ, thời gian dừng máy | Sổ sản xuất, báo cáo ca | Cải tiến bố trí mặt bằng khu đóng gói của một xưởng bánh kẹo |
| Mua hàng, nhà cung cấp | Thời gian chờ hàng, tỷ lệ giao đúng của nhà cung cấp | Đơn đặt hàng, phiếu nhập | Đánh giá nhà cung cấp nguyên liệu tại một nhà hàng chuỗi |
Đừng chọn cả “chuỗi cung ứng của công ty”. Một mắt xích, một nhóm hàng, một tuyến là đủ.
Xin và làm sạch số liệu ở doanh nghiệp nhỏ
Phần lớn thời gian làm đề tài vận hành nằm ở khâu số liệu chứ không ở khâu tính toán.
Xin đúng thứ cần
Doanh nghiệp nhỏ thường không có bộ phận phân tích dữ liệu, nên yêu cầu “cho em xin số liệu kho” rất khó đáp ứng. Hãy xin cụ thể: phiếu xuất kho của ba tháng gần nhất cho nhóm hàng A, hoặc file xuất từ phần mềm bán hàng có các cột ngày, mã hàng, số lượng. Yêu cầu càng hẹp, càng dễ được đồng ý.
Làm sạch trước khi tính
Số liệu thô hay có dòng trùng, mã hàng viết khác nhau cho cùng một sản phẩm, đơn bị huỷ vẫn nằm trong file. Dành hẳn vài buổi để làm sạch, ghi lại từng bước làm sạch trong một trang riêng. Khi hội đồng hỏi con số này từ đâu ra, trang ghi chép đó là câu trả lời.
Kiểm tra chéo
Đối chiếu một vài con số tổng với báo cáo nội bộ hoặc hỏi lại thủ kho. Lệch nhỏ do thời điểm chốt số thì ghi chú; lệch lớn thì phải tìm nguyên nhân trước khi phân tích tiếp.
Tính và trình bày chỉ tiêu cho đúng
Con số chỉ có giá trị khi người đọc biết nó được tính thế nào. Ba chỉ tiêu sau hay bị tính sai hoặc hiểu sai.
Vòng quay hàng tồn kho
Công thức phổ biến là giá vốn hàng bán chia cho tồn kho bình quân trong kỳ; số ngày tồn kho là số ngày trong kỳ chia cho vòng quay. Ghi rõ công thức bạn dùng và nguồn của công thức, vì mỗi giáo trình có thể trình bày hơi khác. Nếu chỉ có số lượng mà không có giá trị, có thể tính theo số lượng cho từng mã hàng, nhưng phải nói rõ.
Tỷ lệ giao đúng hạn
Trước khi tính, định nghĩa “đúng hạn” là gì: đúng ngày hẹn, hay đúng khung giờ hẹn. Nhiều doanh nghiệp đo kèm giao đủ số lượng, gọi chung là đúng hạn và đủ hàng. Định nghĩa khác nhau cho ra con số rất khác, nên phải viết rõ trong luận văn.
Tỷ lệ lỗi
Tử số là số sản phẩm lỗi, mẫu số là số sản phẩm kiểm tra, không phải tổng sản lượng nếu xưởng chỉ kiểm mẫu. Tách theo loại lỗi ngay từ đầu để dùng được cho phân tích nguyên nhân.
Công cụ phân tích nguyên nhân nên dùng
Không cần dùng tất cả. Chọn công cụ hợp với loại số liệu bạn có.
Biểu đồ Pareto. Xếp loại lỗi hoặc loại sự cố theo tần suất để thấy vài loại chiếm phần lớn vấn đề. Cần số liệu đã phân loại; số liệu chỉ có tổng thì không vẽ được.
Biểu đồ xương cá. Còn gọi là biểu đồ Ishikawa, liệt kê nguyên nhân theo nhóm như con người, máy móc, phương pháp, nguyên liệu, đo lường, môi trường. Nên làm cùng người trực tiếp làm việc, không tự ngồi nghĩ một mình.
Hỏi năm lần tại sao. Đi từ biểu hiện xuống nguyên nhân gốc bằng chuỗi câu hỏi. Dừng khi chạm tới thứ đơn vị kiểm soát được.
Phân tích ABC tồn kho. Chia mã hàng theo giá trị sử dụng để biết nhóm nào cần kiểm soát chặt. Hợp với đề tài tồn kho có nhiều mã hàng.
Một tình huống làm từ đầu đến cuối
Một sinh viên thực tập ở công ty phân phối nước đóng chai tại Đà Nẵng được giao phụ điều phối giao hàng. Đề tài chốt lại là “Nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn cho khách hàng là cửa hàng tạp hoá trong nội thành”. Bạn ấy lấy phiếu giao nhận ba tháng, nhập vào bảng tính, định nghĩa đúng hạn là giao trong ngày hẹn.
Phân tích Pareto cho thấy phần lớn đơn trễ rơi vào hai nguyên nhân: đơn chốt sau giờ xếp tuyến và xe phải quay lại kho lấy thêm hàng. Buổi làm biểu đồ xương cá với tổ trưởng giao hàng chỉ ra nguyên nhân sâu hơn: nhân viên bán hàng nhận đơn qua điện thoại và chuyển về kho không theo giờ cố định. Đề xuất gồm quy định giờ chốt đơn, mẫu đặt hàng thống nhất và cách xếp hàng lên xe theo tuyến. Phần cuối nêu cách đo lại tỷ lệ đúng hạn sau khi áp dụng.
Không có phần nào trong ví dụ cần phần mềm chuyên dụng. Bảng tính và sự kiên nhẫn nhập phiếu là đủ.
Đề xuất cải tiến sao cho đo lại được
Đề xuất trong đề tài vận hành có lợi thế: kết quả đo được bằng chính chỉ tiêu ban đầu. Hãy viết mỗi đề xuất kèm chỉ tiêu mục tiêu hợp lý dựa trên số liệu đơn vị, người chịu trách nhiệm và thời điểm đo lại. Đừng đặt mục tiêu tròn trịa không có căn cứ; nếu chưa biết cải tiến được bao nhiêu, ghi rõ là cần theo dõi thêm.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cải tiến về cách làm việc thường rẻ và nhanh hơn đầu tư thiết bị: quy định giờ chốt đơn, sắp xếp lại vị trí hàng theo tần suất xuất, thống nhất biểu mẫu. Nếu đề xuất cần đầu tư, ước tính chi phí từ báo giá thật và so với lợi ích ước tính.
Lỗi hay gặp ở đề tài vận hành
Hội đồng thường hỏi vào các chỗ sau:
- Số liệu chỉ một tháng, không đủ để thấy xu hướng hay mùa vụ.
- Không định nghĩa chỉ tiêu, nên con số không so được với nguồn khác.
- Phân tích nguyên nhân chỉ dựa ý kiến của trưởng bộ phận.
- Đề xuất mua phần mềm quản lý kho lớn cho doanh nghiệp nhỏ mà không tính chi phí, người vận hành.
- Dùng thuật ngữ sản xuất tinh gọn hay sáu sigma nhưng không áp dụng đúng quy trình của các phương pháp đó.
Nếu muốn dùng khung sản xuất tinh gọn, hãy dùng một công cụ cụ thể như sắp xếp nơi làm việc theo 5S hay sơ đồ chuỗi giá trị cho một dòng sản phẩm, và mô tả đúng cách làm.
Câu hỏi thường gặp
Sinh viên không thực tập ở kho có làm được đề tài chuỗi cung ứng không?
Có thể làm đề tài về lựa chọn đơn vị giao hàng của người bán trực tuyến hoặc đánh giá dịch vụ giao nhận qua khảo sát. Tuy nhiên đề tài phân tích quy trình nội bộ cần tiếp cận số liệu thật của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp không dùng phần mềm kho thì số liệu lấy ở đâu?
Từ thẻ kho, phiếu nhập xuất, sổ giao nhận bằng giấy. Bạn nhập lại vào bảng tính, ghi rõ cách nhập và kiểm tra ngẫu nhiên một số phiếu để bảo đảm không nhập sai.
Đề tài vận hành có cần khảo sát bằng bảng hỏi không?
Không bắt buộc. Số liệu vận hành chủ yếu là số liệu nội bộ và quan sát. Phỏng vấn người làm trực tiếp giúp hiểu nguyên nhân, còn bảng hỏi chỉ cần khi đánh giá cảm nhận của khách hàng hoặc nhân viên.
Có nên dùng mô hình EOQ trong khoá luận tồn kho không?
Dùng được khi giả định của mô hình gần với thực tế đơn vị, như nhu cầu tương đối ổn định. Nêu rõ giả định và so sánh kết quả với cách đặt hàng hiện tại, thay vì chỉ thay số vào công thức.
Kết quả cải tiến chưa đo được trong thời gian làm khoá luận thì sao?
Trình bày kế hoạch đo lại: chỉ tiêu nào, đo khi nào, ai đo. Nếu đã thử nghiệm ngắn, báo cáo kết quả thật và nói rõ thời gian thử còn ngắn.