Báo cáo thực tập quản trị được chấm chủ yếu ở phần phân tích, không ở phần giới thiệu. Hãy thu gọn lịch sử, sơ đồ tổ chức, ngành nghề vào vài trang, rồi dành phần lớn dung lượng phân tích một hoạt động cụ thể bằng quy trình, chỉ tiêu và điểm nghẽn có số liệu.
Nhiều báo cáo thực tập nộp lên có tới hai phần ba là nội dung chép từ hồ sơ năng lực của công ty: năm thành lập, tầm nhìn, sứ mệnh, danh sách sản phẩm. Người chấm đọc vài chục báo cáo như vậy mỗi đợt và gần như bỏ qua các trang đó. Thứ họ tìm là câu trả lời cho câu hỏi: trong mấy tuần ở đơn vị, bạn đã nhìn thấy gì mà người ngoài không thấy?
Tỷ lệ hợp lý giữa giới thiệu và phân tích
Độ dài cụ thể theo quy định của trường bạn, nhưng tỷ trọng giữa các phần nên giữ gần như sau:
| Phần | Nội dung cần có | Tỷ trọng gợi ý | Dấu hiệu viết quá tay |
|---|---|---|---|
| Giới thiệu đơn vị | Lĩnh vực, quy mô, cơ cấu, kết quả kinh doanh vài năm gần đây | Khoảng một phần năm | Chép nguyên tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; liệt kê toàn bộ sản phẩm |
| Thực trạng hoạt động được chọn | Quy trình, chỉ tiêu, số liệu theo thời gian, so sánh | Khoảng một nửa | Ít khi quá tay; thường bị viết thiếu |
| Đánh giá và nguyên nhân | Ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân có bằng chứng | Khoảng một phần năm | Nhận xét chung chung không dẫn số liệu |
| Đề xuất | Một vài đề xuất khả thi trong phạm vi bộ phận | Phần còn lại | Đề xuất cho cả công ty, cho cả ngành |
Phần giới thiệu vẫn cần, vì người chấm phải biết bối cảnh. Nhưng chỉ giữ những gì phục vụ phần phân tích: phân tích quy trình bán hàng thì giới thiệu kênh bán và cơ cấu phòng kinh doanh, không cần kể quá trình đổi tên công ty.
Chọn một hoạt động có số liệu để phân tích
Hoạt động nên chọn là thứ bạn quan sát hằng ngày ở vị trí thực tập và có số liệu ghi chép. Thực tập ở phòng kinh doanh thì chọn quy trình chăm sóc khách hàng hoặc quản lý đơn hàng. Ở kho thì chọn quy trình nhập, xuất, kiểm kê. Ở phòng nhân sự thì chọn tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên mới.
Ví dụ một sinh viên thực tập ở một công ty phân phối thiết bị vệ sinh tại Hà Nội, ngồi cùng bộ phận chăm sóc khách hàng. Thay vì viết “thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty”, bạn ấy chọn “quy trình xử lý khiếu nại bảo hành”. Số liệu có sẵn trong sổ theo dõi: số phiếu khiếu nại theo tháng, thời gian từ lúc nhận đến lúc xử lý xong, loại lỗi. Chỉ với ba trường dữ liệu đó, chương thực trạng đã có xương sống.
Hỏi người hướng dẫn tại đơn vị càng sớm càng tốt: số liệu nào được dùng, có cần che tên khách hàng, có được chụp lại biểu mẫu nội bộ để đưa vào phụ lục không.
Dùng nhật ký thực tập làm nguồn dữ liệu
Ghi gì mỗi ngày
Nhật ký thực tập thường bị coi là thủ tục, nhưng nó là nguồn dữ liệu quý nhất của bạn. Mỗi ngày ghi ngắn: hôm nay làm việc gì, mất bao lâu, có sự cố gì, ai xử lý, số liệu nào mới thấy. Sau vài tuần, những dòng ghi này cho bạn ví dụ cụ thể để minh hoạ cho từng nhận xét, thứ mà bảng số liệu tổng hợp không có.
Biến quan sát thành số đo
Nếu đơn vị không có số liệu sẵn cho bước bạn quan tâm, tự đo trong thời gian thực tập. Ví dụ ghi thời điểm nhận và thời điểm chuyển đi của từng phiếu trong hai tuần. Mẫu nhỏ, nhưng là số liệu gốc do chính bạn thu, và hoàn toàn chấp nhận được trong báo cáo thực tập nếu bạn nêu rõ cách đo và giới hạn.
Giữ bí mật cho đơn vị
Nhật ký có thể chứa tên khách hàng, giá bán nội bộ. Khi đưa vào báo cáo, thay tên bằng mã, làm tròn hoặc quy đổi số liệu nhạy cảm theo hướng dẫn của người phụ trách tại đơn vị.
Phân tích quy trình, chỉ tiêu, điểm nghẽn như thế nào?
Ba lớp phân tích sau đủ cho một báo cáo thực tập đại học, và là nền tốt nếu bạn phát triển thành khoá luận.
Vẽ lại quy trình thật
Mô tả quy trình như nó đang chạy, không như trong quy định nội bộ. Hai thứ này hay lệch nhau, và chỗ lệch chính là phát hiện đáng giá. Vẽ sơ đồ các bước, ghi ai làm, mất bao lâu, chuyển giấy tờ qua đâu.
Chọn chỉ tiêu đo
Mỗi quy trình cần hai đến bốn chỉ tiêu đo được: thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ xử lý đúng hạn, tỷ lệ phải làm lại, chi phí trên mỗi đơn vị. Trình bày theo tháng hoặc quý để thấy xu hướng, và so với mục tiêu nội bộ nếu đơn vị có đặt.
Tìm điểm nghẽn
Điểm nghẽn là bước mất nhiều thời gian nhất hoặc gây nhiều lỗi nhất. Đối chiếu số liệu với quan sát và hỏi chuyện người làm trực tiếp. Trong ví dụ khiếu nại bảo hành, số liệu cho thấy phiếu nằm lâu nhất ở bước chờ kỹ thuật viên xác nhận lỗi; hỏi thêm thì biết kỹ thuật viên chỉ nhận phiếu qua giấy vào buổi chiều.
Viết nhận xét có bằng chứng thay vì khen chung
Phần đánh giá là nơi người chấm phân biệt báo cáo tự viết với báo cáo chép.
Mỗi ưu điểm cần một con số hoặc một quan sát. “Công ty phản hồi khách nhanh” chưa đủ; “tám mươi phần trăm phiếu được phản hồi lần đầu trong ngày theo sổ theo dõi quý ba” mới là nhận xét.
Hạn chế viết bằng giọng trung tính. Báo cáo được đơn vị đọc, nên tránh giọng phán xét. Viết “thời gian chờ ở bước xác nhận chiếm phần lớn tổng thời gian xử lý” thay vì “kỹ thuật viên làm việc chậm”.
Nguyên nhân tách khỏi biểu hiện. Thời gian chờ dài là biểu hiện; việc chuyển phiếu bằng giấy một lần mỗi ngày là nguyên nhân. Đề xuất phải nhắm vào nguyên nhân.
Đề xuất trong phạm vi một bộ phận
Báo cáo thực tập không cần giải pháp tầm chiến lược. Đề xuất tốt thường nhỏ, rõ và làm được ngay:
- Chuyển phiếu khiếu nại sang bảng tính chung hoặc nhóm nhắn tin nội bộ để kỹ thuật viên nhận ngay trong ngày.
- Thêm cột ghi thời điểm chuyển bước vào sổ theo dõi để lần sau đo được thời gian từng bước.
- Soạn mẫu trả lời khách cho các loại lỗi hay gặp.
- Đo lại thời gian xử lý trung bình sau một tháng áp dụng.
Mỗi đề xuất nên ghi bộ phận thực hiện và cách kiểm tra kết quả. Nếu trong thời gian thực tập bạn được thử một đề xuất nhỏ, mô tả lại kết quả thật, kể cả khi chưa như mong đợi.
Lịch làm việc gợi ý cho đợt thực tập
Để không dồn hết vào tuần cuối, chia đợt thực tập thành các chặng:
- Tuần đầu: làm quen bộ phận, ghi nhật ký thực tập hằng ngày, hỏi về số liệu được dùng.
- Tuần thứ hai, thứ ba: chọn hoạt động, vẽ quy trình, gửi người hướng dẫn ở trường duyệt hướng.
- Giữa đợt: thu số liệu, phỏng vấn ngắn người làm trực tiếp, viết nháp chương thực trạng.
- Cuối đợt: viết đánh giá, đề xuất, nhờ người hướng dẫn tại đơn vị đọc phần số liệu xem có sai không.
- Tuần nộp: hoàn thiện phần giới thiệu, trình bày, kiểm tra trích dẫn nguồn số liệu.
Phần giới thiệu viết sau cùng là có chủ ý: khi đã biết mình phân tích gì, bạn mới biết giới thiệu cái gì là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty không cho số liệu thì báo cáo thực tập viết gì?
Dùng dữ liệu bạn tự ghi trong lúc làm: số đơn bạn xử lý, thời gian từng bước bạn quan sát, kết quả phỏng vấn ngắn nhân viên. Ghi rõ đây là dữ liệu quan sát của người thực tập và nêu giới hạn của nó.
Có được dùng lại phần giới thiệu công ty của sinh viên khoá trước không?
Không nên chép. Bạn có thể tham khảo để biết cần thông tin gì, nhưng phải lấy từ nguồn gốc của công ty, cập nhật số liệu mới và viết lại bằng lời của mình, ghi nguồn hồ sơ năng lực hoặc báo cáo của đơn vị.
Báo cáo thực tập có cần cơ sở lý thuyết không?
Tuỳ mẫu của trường bạn. Nhiều trường chỉ cần vài trang khái niệm làm nền cho phần phân tích, như khái niệm quy trình, chỉ tiêu đo. Không cần chương lý thuyết dài như khoá luận.
Nên đưa sơ đồ tổ chức vào thân bài hay phụ lục?
Nếu sơ đồ giúp hiểu hoạt động được phân tích thì để trong thân bài, kèm vài câu giải thích. Các biểu mẫu, bảng số liệu chi tiết nên đưa vào phụ lục để thân bài gọn.
Có cần xin xác nhận của đơn vị cho báo cáo không?
Hầu hết các trường yêu cầu nhận xét hoặc xác nhận của đơn vị thực tập. Xem mẫu của trường và xin sớm, vì người ký thường bận vào cuối đợt.