Giải pháp khả thi là giải pháp trả lời được bốn câu: ai làm, làm gì, cần nguồn lực gì, đo kết quả bằng chỉ tiêu nào. Muốn vậy, mỗi giải pháp phải bắt nguồn từ một nguyên nhân đã được chứng minh trong chương thực trạng, không phải từ danh sách ý tưởng chung.
Luận văn quản trị kinh doanh định hướng ứng dụng, ở nhiều trường gọi là đề án tốt nghiệp, được đánh giá chủ yếu ở chỗ nó có giúp được đơn vị hay không. Vì vậy chương giải pháp, vốn hay bị viết vội ở cuối, lại là chương hội đồng đọc kỹ nhất. Bài này không bàn chuyện chọn đề tài từ công việc đang làm, mà tập trung vào cách dựng mạch thực trạng – nguyên nhân – giải pháp sao cho chặt.
Mạch thực trạng – nguyên nhân – giải pháp phải liền nhau ra sao?
Hãy hình dung ba chương như ba cột của một bảng. Cột thực trạng ghi các hạn chế đo được. Cột nguyên nhân ghi lý do của từng hạn chế, có bằng chứng. Cột giải pháp ghi việc làm để xử lý từng nguyên nhân. Nếu có giải pháp không nối về được nguyên nhân nào, hoặc có nguyên nhân không có giải pháp, mạch đang hở.
Một cách kiểm tra đơn giản là lập bảng đối chiếu ngay trong luận văn, đặt ở đầu chương giải pháp. Hội đồng nhìn bảng là thấy bạn đã đi một mạch, và bản thân bạn cũng phát hiện sớm những giải pháp “thêm cho đủ”.
Bảng đối chiếu mẫu: từ hạn chế đến giải pháp
Ví dụ dưới đây lấy từ một tình huống thường gặp: học viên làm ở phòng khách hàng doanh nghiệp của một chi nhánh ngân hàng, đề tài về hoạt động cho vay doanh nghiệp nhỏ.
| Hạn chế đo được | Nguyên nhân có bằng chứng | Giải pháp | Chỉ tiêu theo dõi |
|---|---|---|---|
| Thời gian xử lý hồ sơ vay kéo dài so với quy định nội bộ | Hồ sơ thiếu giấy tờ phải bổ sung nhiều lần (theo sổ theo dõi hồ sơ) | Danh mục giấy tờ theo từng loại khoản vay gửi khách ngay buổi tiếp xúc đầu | Số lần bổ sung hồ sơ trung bình, thời gian xử lý |
| Tỷ lệ khách hàng doanh nghiệp nhỏ quay lại vay thấp | Phỏng vấn khách cho thấy không có đầu mối chăm sóc sau giải ngân | Phân công cán bộ đầu mối, lịch liên hệ định kỳ | Tỷ lệ khách tái vay trong mười hai tháng |
| Nợ cần chú ý tập trung ở một ngành | Danh mục cho vay chưa có hạn mức theo ngành tại chi nhánh | Đề xuất hạn mức tham khảo theo ngành trình cấp có thẩm quyền | Cơ cấu dư nợ theo ngành |
Chú ý cột thứ hai: nguyên nhân phải có bằng chứng từ dữ liệu hoặc phỏng vấn, không phải suy đoán của người viết.
Mỗi giải pháp cần có những gì?
Năm thành phần sau biến một ý tưởng thành giải pháp.
Người thực hiện
Ghi đúng bộ phận hoặc chức danh, không ghi “công ty”, “ban lãnh đạo” chung chung. Nếu giải pháp cần nhiều bộ phận phối hợp, ghi rõ bộ phận chủ trì.
Nội dung cụ thể
Mô tả việc làm đến mức người đọc hình dung được ngày đầu tiên triển khai sẽ làm gì. “Hoàn thiện quy trình” chưa phải nội dung; “bổ sung bước kiểm tra danh mục hồ sơ trước khi nhận, kèm biểu mẫu ở phụ lục” mới là nội dung.
Lộ trình
Chia giai đoạn: thử nghiệm ở một nhóm nhỏ, đánh giá, mở rộng. Lộ trình giúp giảm rủi ro và cho hội đồng thấy bạn hiểu cách đơn vị vận hành.
Nguồn lực
Nhân lực, thời gian, chi phí ước tính từ số liệu thật của đơn vị như đơn giá đào tạo, chi phí phần mềm theo báo giá. Không có số liệu thì nêu khoản mục và cách ước tính, đừng đặt con số tròn không nguồn.
Cách đo kết quả
Dùng lại chỉ tiêu đã dùng ở chương thực trạng. Như vậy sau khi triển khai, đơn vị so được trước và sau bằng chính thước đo của luận văn.
Tránh giải pháp kiểu “nâng cao nhận thức”
Những cụm từ dưới đây xuất hiện dày đặc trong luận văn ứng dụng và gần như luôn bị hội đồng gạch. Cách sửa là chuyển mỗi cụm thành hành động đo được.
Nâng cao nhận thức cho nhân viên. Thay bằng việc cụ thể: buổi hướng dẫn nội bộ về quy trình mới cho nhóm nào, ai trình bày, kiểm tra hiểu bằng cách nào.
Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát. Ghi rõ kiểm tra cái gì, tần suất, người kiểm tra, xử lý khi phát hiện sai sót.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Chỉ đúng tính năng nào của phần mềm nào giải quyết nguyên nhân nào, chi phí và người vận hành.
Đa dạng hoá sản phẩm. Nêu sản phẩm cụ thể, cho nhóm khách nào, dựa trên kết quả khảo sát hoặc số liệu nhu cầu nào.
Xếp thứ tự ưu tiên và viết lộ trình chung
Đơn vị không thể làm mọi thứ cùng lúc. Chương giải pháp tốt cho biết nên làm gì trước.
Ma trận tác động – độ khó
Sau khi có danh sách giải pháp, chấm từng giải pháp theo hai trục: mức tác động lên chỉ tiêu chính và mức khó khi triển khai (chi phí, thời gian, số bộ phận phải phối hợp). Giải pháp tác động lớn, dễ làm đặt lên đầu; giải pháp tác động lớn nhưng khó đặt ở giai đoạn sau, kèm điều kiện. Việc chấm nên hỏi ý kiến người sẽ thực hiện, không chỉ tự đánh giá.
Lộ trình chung cho cả nhóm giải pháp
Ngoài lộ trình riêng từng giải pháp, một bảng tiến độ chung theo quý giúp đơn vị thấy các việc chồng lên nhau ở đâu. Ví dụ giải pháp về danh mục hồ sơ có thể làm ngay trong quý đầu, còn giải pháp hạn mức theo ngành cần trình duyệt nên đặt sang quý sau.
Điểm dừng để đánh giá
Đặt mốc đánh giá sau giai đoạn thử nghiệm: nếu chỉ tiêu không cải thiện thì điều chỉnh gì. Một giải pháp có sẵn đường lùi cho thấy người viết hiểu thực tế quản trị, nơi kế hoạch hiếm khi chạy đúng như trên giấy.
Kiểm tra tính khả thi trước khi bảo vệ
Cách tốt nhất là mang chương giải pháp cho chính người sẽ thực hiện đọc: trưởng phòng, tổ trưởng, người phụ trách quy trình. Hỏi họ ba câu: có làm được không, vướng ở đâu, cần thêm gì. Những góp ý này vừa giúp sửa giải pháp, vừa có thể ghi vào luận văn như bằng chứng về tính khả thi, sau khi được đồng ý.
Nếu đơn vị đã thử nghiệm một phần giải pháp trong lúc bạn viết, hãy báo cáo kết quả thật, kể cả khi kết quả chưa rõ. Hội đồng đánh giá cao sự trung thực hơn một kết quả quá đẹp không kiểm chứng được.
Cuối cùng, nêu điều kiện để giải pháp thành công và những gì nằm ngoài tầm của đơn vị, như thay đổi chính sách của cơ quan quản lý. Phần kiến nghị gửi cấp trên hoặc cơ quan quản lý nên tách riêng, ngắn và có địa chỉ cụ thể.
Lỗi hay gặp ở chương giải pháp
Rà lại theo danh sách:
- Số giải pháp quá nhiều, mỗi giải pháp vài dòng; nên ít giải pháp nhưng sâu.
- Giải pháp chép từ luận văn cùng ngành ở đơn vị khác, không khớp nguyên nhân của đơn vị mình.
- Không có thứ tự ưu tiên; nên xếp theo mức tác động và mức dễ làm.
- Dùng số liệu cũ nhiều năm làm căn cứ cho giải pháp hiện tại.
- Lẫn giải pháp với kiến nghị: việc đơn vị tự làm được và việc phải xin cấp trên nằm chung một mục.
Câu hỏi thường gặp
Luận văn định hướng ứng dụng có cần mô hình lý thuyết không?
Vẫn cần cơ sở lý thuyết để định nghĩa khái niệm, chỉ tiêu đánh giá và khung phân tích thực trạng. Không nhất thiết phải có mô hình kiểm định như luận văn định hướng nghiên cứu; theo quy định của trường bạn.
Nên đề xuất bao nhiêu giải pháp?
Không có số chuẩn. Ba đến năm giải pháp được trình bày đầy đủ năm thành phần thường thuyết phục hơn mười giải pháp mỗi cái nửa trang. Số lượng nên theo số nguyên nhân chính đã chứng minh.
Chi phí giải pháp không có số liệu chính xác thì ghi thế nào?
Ghi khoản mục chi phí, cách ước tính và nguồn đơn giá, ví dụ báo giá của nhà cung cấp hoặc định mức nội bộ. Nếu chỉ ước tính được khoảng, ghi rõ là ước tính và giả định đi kèm.
Có được ghi tên đơn vị và số liệu nội bộ trong luận văn ứng dụng không?
Cần sự đồng ý của đơn vị. Nhiều đơn vị cho phép dùng tên nhưng yêu cầu làm tròn hoặc quy đổi số liệu nhạy cảm. Ghi rõ cách xử lý trong phần phương pháp.
Giải pháp của luận văn có bắt buộc phải được đơn vị áp dụng không?
Không bắt buộc, nhưng xác nhận của đơn vị về khả năng áp dụng hoặc kết quả thử nghiệm là điểm cộng. Hãy hỏi trường bạn có yêu cầu văn bản xác nhận nào kèm hồ sơ bảo vệ không.